Política de tratamiento de datos personales

1.     OBJETIVO

Definir los lineamientos para dar cumplimiento a la normatividad legal vigente en materia los derechos constitucionales que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que este en custodia de la Clínica de Artritis Temprana.

2.     ALCANCE

La presente política aplica para el tratamiento de datos personales de Usuarios, Clientes, Colaboradores, Socios y demás grupos de interés que suministren información personal a la clínica para el adecuado desarrollo de la relación comercial.

3.     MARCO LEGAL

La presente Política de Protección de Datos Personales se encuentra enmarcada conforme a la siguiente normatividad:

Constitución Política Colombiana, Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Ley 1581 de 2012, emitida por el congreso de la República, Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012

4.     DEFINICIONES

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  8. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  9. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  10. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

5.     DESCRIPCION

 

5.1 Datos de la Clínica

Razón social: Clínica de Artritis Temprana SAS

Nit: 900392743-1

Domicilio: Calle 5 N°43-65 barrio Tequendama Cali – Colombia

Teléfono: 5240885

Correo electrónico: gerencia@clinicadeartritistemprana.com

5.2 Política de Tratamiento de Datos Personales

CLINICA DE ARTRITIS TEMPRANA SAS se compromete con sus usuarios, clientes, proveedores, asociados y grupos de interés a velar por el adecuado tratamiento de los datos personales suministrados para el desarrollo de su actividad económica, bajo los principios, derechos y deberes definidos en la normatividad.

5.3 Finalidad de Recolección y Tratamiento de Datos Personales

CLINICA DE ARTRITIS TEMPRANA SAS, podrá hacer uso de los datos personales para:

  1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;
  2. Proveer los servicios requeridos por sus usuarios;
  3. Informar sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos;
  4. Evaluar la calidad del servicio;
  5. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;
  6. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas de carácter comercial, educativo o publicitario,  adelantados por la clínica y/o por terceras personas;
  7. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;
  8. Soportar procesos de auditoría interna o externa;
  9. Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;
  10. Suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales a empresas, personas o entidades relacionadas con el objeto social de la clínica y para el desarrollo del mismo, ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

La información sobre usuarios, clientes, proveedores, socios, empleados y grupos de interés, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

Recolección de Datos Personales

La clínica limita la recolección a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente y con la autorización de  titular.

  • Recolección de datos directamente en la Clínica y por los medios dispuestos para ello
  • Suministrados por las aseguradoras para llevar a cabo el proceso de atención en salud
  • tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro de las instalaciones de Clínica, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Clínica de Artritis Temprana SAS y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados y por tanto, Clínica de Artritis Temprana SAS no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

  • Exista autorización expresa para hacerlo;
  • Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados;
  • Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios;
  • Sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de Clínica de Artritis Temprana SAS o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto;
  • La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad;
  • Que sea requerido o permitido por la ley.
  • Realizar actividades de mercadeo, envío de información del programa de salud realizado de acuerdo a los servicios ofrecidos por Clínica, así como la promoción de las demás actividades o servicios relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta.

Clínica de Artritis Temprana SAS podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, la Clínica advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

5.4 Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de datos personales en CLINICA DE ARTRITIS TEMPRANA SAS. Se regirá por los principios rectores descritos en la Ley 1581 de 2012, aplicados de manera armónica e integral en la clínica:

  1. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  2. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  5. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;
  6. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
  7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley y en los términos de la misma.

5.5 Tratamiento Para Datos Sensibles

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo señalado en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, la clínica velara por que se cumplan las siguientes obligaciones:

  1. Informar al Titular o representante legal en el caso de información de menores de edad que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  2. Informar al Titular o representante legal en el caso de información de menores de edad de forma explícita y previa los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
  3. Obtener su consentimiento expreso del titular o representante legal en el caso de información de menores de edad.

5.6 Derechos de los Titulares de Datos Personales

Los derechos de los titulares de los datos personales señalados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 que son objeto de tratamiento por la Clínica de Artritis Temprana SAS y los mecanismos para ejercerlo se describen a continuación:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

La Clínica deberá adoptar medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el titular o la Clínica sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del Tratamiento.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la precitada  ley;
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

La Clínica de Artritis Temprana SAS pondrá a disposición de los titulares y/o apoderados, mecanismos adecuados, agiles y gratuitos, que le permitan acceder a los datos personales que estén bajo control de la clínica y puedan ejercer su derecho sobre estos.

Los precitados derechos podrán ejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el Titular o su causahabiente quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
  2. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  3. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

5.7 Deberes de Clínica de Artritis Temprana SAS

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que CLINICA DE ARTRITIS TEMPRANA SAS. Está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

  1. Deberes como Responsable del tratamiento de datos personales
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Informar por solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política
  • Procurar que se cumplan los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en las políticas
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Actualizar la información cuando sea necesario.
  • Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
  • Deberes como Encargado del tratamiento de datos personales.
  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
  6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
  8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio.
  • Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:
  1. Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
    1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.8 Solicitud de Autorización al Titular del Dato Personal

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, Clínica de Artritis Temprana SAS solicitará al titular de los datos su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, informando la finalidad para la cual se solicita dicha información, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

5.9 Aviso de Privacidad

En el suceso en que Clínica de Artritis Temprana SAS no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad, cuyo texto se conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.10 Limitaciones Temporales al Tratamiento de los Datos Personales

Clínica De Artritis Temprana SAS solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, médicos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. Sin embargo, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

5.11 Responsabilidades y Procedimiento

La Gerencia Administrativa de Clínica de Artritis Temprana SAS. Será la responsable de atender las consultas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en la presente política, a excepción de las quejas presentadas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico gerencia@clinicadeartritistemprana.com o radicarla en la siguiente dirección que corresponde a las instalaciones de la clínica: calle 5 N°43-65 barrio Tequendama Cali – Colombia de lunes a viernes, en jornada laboral. La consulta o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de domicilio donde se pueda dar respuesta a su solicitud, y anexos o los documentos que convenga aportar. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.          

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Término máximo para atender la consulta será de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.12 Datos Recolectados Antes de la Expedición Del Decreto 1377 De 2013

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 Clínica de Artritis Temprana SAS procederá a publicar en la página web y en su domicilio un aviso ubicado en la dirección, calle 5 N°43-65 barrio Tequendama Cali – Colombia, una cartelera dirigida a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de Clínica.

5.13 Medidas de Seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Clínica de Artritis Temprana SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal encargado de la seguridad de la información el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

5.14 Fecha de Vigencia

La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas. Las bases de datos administradas por Clínica de Artritis Temprana SAS se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, administrativo, medico, laboral, contable y financiero, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de Clínica o una obligación contenida en un contrato entre Clínica De Artritis Temprana SAS y el Titular.

Firma:

Jorge Uribe Velez

Gerente Administrativo